為進一步規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)檔案管理,保證職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)工作的質(zhì)量,根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》(國家安全監(jiān)管總局令第50號)等有關(guān)規(guī)定,國家安全監(jiān)管總局研究制定了《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理規(guī)范》。
以下是職業(yè)衛(wèi)生檔案管理詳細說明:
第一條 為進一步規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理,發(fā)揮職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案在職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管部門有效履職和保護勞動者職業(yè)健康權(quán)益方面的支撐作用,根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》(國家安全監(jiān)管總局令第50號)等有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)范。
第二條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案是指職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)在技術(shù)服務(wù)及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等,主要包括基礎(chǔ)檔案、評價檔案、檢測檔案三大類。
第三條 基礎(chǔ)檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容:
(一)法人證書影印件;
(二)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)資質(zhì)證書影印件;
(三)計量認證證書影印件及附表復(fù)印件;
(四)質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格;
(五)質(zhì)量管理體系運行過程中形成的文件和記錄(含職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)計劃和記錄);
(六)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員基本信息匯總表(含人員簽字);
(七)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)合格證原件或影印件;
(八)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷證書、技術(shù)職稱證書影印件;
(九)職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員法定勞動關(guān)系證明材料(包括勞動合同,基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明);
(十)儀器設(shè)備基本信息匯總表(類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、量程、精度、購置時間、生產(chǎn)廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號);
(十一)儀器設(shè)備購置憑證復(fù)印件;
(十二)其他與職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)檔案。
第四條 評價檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容:
(一)評價服務(wù)合同;
(二)合同評審記錄;
(三)評價方案及審核記錄;
(四)現(xiàn)場調(diào)查記錄、工作日寫實等相關(guān)原始記錄;
(五)技術(shù)服務(wù)過程影像資料;
(六)評價所需的技術(shù)資料(設(shè)計文件、檢測資料等);
(七)評價報告及審核記錄;
(八)其他與評價相關(guān)的記錄、資料。
第五條 檢測檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容:
(一)檢測服務(wù)合同;
(二)合同評審記錄;
(三)現(xiàn)場調(diào)查記錄、工作日寫實等相關(guān)原始記錄;
(四)檢測方案及審核記錄;
(五)現(xiàn)場采樣記錄、現(xiàn)場檢測記錄、樣品接收流轉(zhuǎn)保存記錄、實驗室分析記錄、原始譜圖及計算過程記錄等相關(guān)原始記錄;
(六)技術(shù)服務(wù)過程影像資料;
(七)檢測所需的技術(shù)資料;
(八)檢測報告及審核記錄;
(九)其他與檢測相關(guān)的記錄、資料。
第六條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)有專用檔案室,滿足防盜、防火、防曬、防蟲、防塵、防潮等要求,并有控制進入的安全措施。
第七條 檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施,包括檔案柜、檔案盒、門禁、消防報警設(shè)備、溫度和濕度控制設(shè)施及必要的桌椅等相關(guān)設(shè)備設(shè)施。
第八條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)設(shè)置專(兼)職的檔案管理員。檔案管理員負責檔案室及檔案日常管理工作。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)專業(yè)技術(shù)人員超過50人的,一般應(yīng)設(shè)置專職檔案管理崗位。
第九條 基礎(chǔ)檔案歸檔材料以年度為單位,由相關(guān)管理部門收集齊全并進行整理,在每年6月份之前完成歸檔。
評價檔案、檢測檔案歸檔材料,以技術(shù)服務(wù)項目為單位,由項目組收集齊全并進行整理,在出具技術(shù)服務(wù)報告后的20個工作日之內(nèi)應(yīng)完成歸檔。
檔案形成部門(或負責收集整理的部門,下同)對歸檔材料的真實性、完整性、可識別性等負責。
第十條 檔案管理員與檔案形成部門應(yīng)對相關(guān)歸檔材料進行核對,核對無誤后辦理歸檔手續(xù)。
第十一條 評價檔案、檢測檔案經(jīng)核對無誤后,由檔案管理員按檔案內(nèi)容形成時間先后順序排列,并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼,建立索引和目錄。
第十二條 編碼后的評價檔案、檢測檔案應(yīng)裝訂成冊,資料較多的可分冊裝訂。
第十三條 評價和檢測檔案的檔案盒面或盒脊應(yīng)注明年度、項目名稱、項目編號、類型(預(yù)評價、控制效果評價、現(xiàn)狀評價、定期檢測、評價檢測、監(jiān)督檢測和事故性檢測等)、保管期限等信息。
第十四條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立健全檔案管理制度,查閱、借閱、復(fù)印檔案,應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù),并做好登記。
第十五條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案的保存時間不得少于國家規(guī)定的有關(guān)檔案保管期限。
第十六條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立檔案鑒定和銷毀制度,檔案達到保存期限后經(jīng)鑒定可以銷毀的,按程序進行銷毀。銷毀檔案前,銷毀人員應(yīng)認真清點核對,在銷毀清冊上簽章。
第十七條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)是檔案管理的責任主體,并對本單位的職業(yè)衛(wèi)生檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。
職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)發(fā)生解散、破產(chǎn)等情形的,應(yīng)及時報告資質(zhì)認可機關(guān),提出處置意見并妥善處置相關(guān)檔案。
第十八條 涉及保密內(nèi)容的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。
第十九條 職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案實行電子化管理的,應(yīng)按照國家法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求,采取有效的檔案管理措施,保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。
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